Kanzleialltag

Mehr Zeit gewinnen – die digitale Anwaltskanzlei

Dimitrij Kamener | 12. März 2020

Deutsche Rechtsanwälte arbeiten durchschnittlich 51,1 Stunden die Woche und damit nahezu zehn Stunden mehr als der durchschnittliche Vollzeitbeschäftigte in Deutschland. Jeder fünfte sogar mehr als 60 Stunden die Woche. Zwar gilt auch in Kanzleien das Arbeitszeitgesetz, doch die Realität sieht oftmals anders aus. Ein großer Zeitfresser ist die papierbasierte Arbeit, und das trotz der Einführung des elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Kein Wunder – Gerichte verfassen ihre Schreiben und Akten derzeit immer noch in Papierform und das wird sich auch erst in einigen Jahren ändern. Kann die Digitalisierung in dieser Situation den Rechtsanwälten helfen, ihre Arbeitsbelastung zu senken und gleichzeitig die Effizienz zu steigern?

 


Mehr Zeit gewinnen  – die digitale Anwalts­kanzlei

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Deutsche Rechtsanwälte arbeiten durchschnittlich 51,1 Stunden die Woche und damit nahezu zehn Stunden mehr als der durchschnittliche Vollzeitbeschäftigte in Deutschland1. Jeder fünfte sogar mehr als 60 Stunden die Woche. Zwar gilt auch in Kanzleien das Arbeitszeitgesetz, doch die Realität sieht oftmals anders aus. Ein großer Zeitfresser ist die papierbasierte Arbeit, und das trotz der Einführung des elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Kein Wunder – Gerichte verfassen ihre Schreiben und Akten derzeit immer noch in Papierform und das wird sich auch erst in einigen Jahren ändern. Kann die Digitalisierung in dieser Situation den Rechtsanwälten helfen, ihre Arbeitsbelastung zu senken und gleichzeitig die Effizienz zu steigern?

 

Wir sagen ja. Digitalisierung kann Arbeitsabläufe einfacher und effizienter gestalten. Mit Hilfe einer guten Kanzleisoftware lässt sich auch heute schon ein digitalisierter Arbeitsablauf organisieren, der eine enorme Arbeitserleichterung für die Anwälte darstellt. Durch Einsatz einer Software können eingegangene Dokumente digitalisiert, zu einer E-Akte zusammengefügt und am Computer bearbeitet werden. Darüber hinaus kann durch Hinzufügen einer digitalen Signatur der Postausgang vorbereitet und durch das beA versendet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die E-Akten fristgerecht gespeichert sowie archiviert werden können, und das ohne Berge von Papierakten. Auch kann eine digitale Kanzleisoftware Akten bzw. Fälle identifizieren, die aufgrund ihrer geringeren Stundensätze weniger lukrativ sind, oder wenn gewünscht schnell Zahlungshistorien von einzelnen Mandaten offenlegen.

 

Zeit einsparen durch automatisierte Kommunikation

Eine besonders hohe Zeitersparnis lässt sich durch eine vereinfachte Kommunikation erreichen, etwa wenn es dem bearbeitenden Rechtsanwalt möglich ist, direkt aus der E-Akte heraus mit der gegnerischen Partei, dem eigenen Mandanten und Rechtsschutzversicherungen zu kommunizieren. Besonders wichtig sind hierbei unkomplizierte und reibungslose Anfragen bei den Letztgenannten. Mithilfe einer Software für die Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und Versicherungsunternehmen, z. B. drebis, ist es möglich, entweder über die Plattform selbst oder direkt über die E-Akte Deckungsanfragen und KFZ-Haftpflichtfälle durch Ausfüllen eines Formulars und einer kurzen Sachverhaltsschilderung direkt an die Rechtsschutzversicherungen zu senden und dabei Zeit und Mühen zu sparen.
 

Akten schneller sichten und Verträge schneller aufsetzen

Auch im Bereich Legaltech steckt noch enormes Potenzial, welches zur Effizienzsteigerung beitragen kann. Mithilfe von Analysetools können umfangreiche Akten schneller gesichtet und bearbeitet werden. Selbst Verträge oder Klageschriften lassen sich anhand einiger Vorgaben des Rechtsanwalts automatisch generieren. Und im Bereich der Mandantenakquise kann mit dem Einsatz von Chat-Bots anhand vorformulierter Basisfragen dem Rechtsanwalt eine schnelle Übersicht über den Fall ermöglicht werden.

 

Insgesamt gibt es sehr viele digitale Ansatzpunkte, um den Arbeitsaufwand in einer Kanzlei zu minimieren. Schon beim Einsatz von nur einzelnen Modulen werden neue Kapazitäten in der Kanzlei frei.

 

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